Wat u beslist moet weten over Back-up van E-mail & Data

De meeste Microsoft 365 gebruikers hebben de beleving bij e-mail (Exchange Online) en alle data die ze in de Cloud plaatsen (SharePoint, Onedrive of Teams) dat dit per definitie veilig is. In de praktijk blijkt dit nog wel eens wat problemen te geven op het gebied van backup.

Wanneer gegevens worden weggegooid, worden ze opgeslagen in de prullenbak. Naast de standaard prullenbak heeft Office 365 een tweede prullenbak voor zowel e-mail(s) als data waar items worden opgeslagen wanneer deze uit de primaire prullenbak wordt verwijderd.

Het proces voor bijvoorbeeld e-mail ziet er als volgt uit:
1. De gebruiker verwijdert één of meerdere e-mails
2. Deze e-mail(s) worden opgeslagen in de map ‘verwijderde items’. In principe kunnen deze e-mails daar voor onbepaalde tijd blijven staan
 3. Wanneer gegevens worden verwijderd uit de ‘verwijderde items’, dan worden ze verplaatst naar de 2e prullenbak of de ‘herstelbare items’. De gegevens blijven hier maximaal 30 dagen bewaard en worden daarna definitief verwijderd! 

Microsoft 365 biedt dus geen uitgebreide back-up mogelijkheden. Het is daarom belangrijk om een krachtige back-up oplossing te gebruiken die uw e-mails en/of de data uit de Microsoft 365-omgevingen veilig te stellen. Meerdere van onze klanten hebben al ervaren dat een bewaartijd van 30 dagen te kort schiet. En hebben daarom al gekozen voor onze Backup Exchange Online oplossing of onze Backup SharePoint & OneDrive (Teams) oplossing. 

Vooral wanneer een grote hoeveelheid gegevens (per ongeluk) wordt verwijderd of overschreven, kost het veel kostbare tijd om deze gegevens te herstellen. Wanneer een Teams-bestand of e-mail(s) na meer dan 30 dagen moet worden hersteld, is dit zelfs niet mogelijk. Ook kan de (persoonlijke) mailbox of Onedrive content van een gebruiker die niet meer deel uitmaakt van uw organisatie, omdat hij buiten dienst is, niet worden opgehaald. 

Onze Backup Exchange Online oplossing of onze Backup SharePoint & OneDrive (Teams) oplossing biedt de mogelijkheid om alle data binnen Microsoft Office 365 (e-mail, Sharepoint, Onedrive for Business en Teams) voor een vaste prijs per gebruiker per maand voor onbepaalde tijd op te slaan.
Daarnaast is het eenvoudig om grote hoeveelheden data te herstellen, zoals een complete Teams of Sharepoint-site of een complete mailbox. Onze oplossingen hebben zelfs meerdere back-up momenten per dag. Gegevens van gebruikers die niet meer voor de organisatie werken, worden voor onbepaalde tijd (of tot een door de organisatie te bepalen tijd) opgeslagen en kunnen indien nodig direct worden hersteld.